Dernière mise à jour le 16/12/2021

PREAMBULE

Pour faciliter la lecture de notre Politique des Données Personnelles, les termes utilisant des majuscules, tels que « Données Personnelles » ou encore « Utilisateurs » renvoient aux définitions de l’article 15 de la présente Politique des Données Personnelles.

L’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE est une plateforme accessible téléchargement gratuit sur l’Apple Store et sur Google Play Store.

L’Application PASS FOR YOU ENTRERPISE est exclusivement réservée aux Utilisateurs porteurs d’une Carte.

L’Application PASS FOR YOU ENTRERPISE vous permet de vous identifier en tant qu’Utilisateur ou collaborateur du Client membre du programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE afin que vos Réservations puissent être prises en charge lorsque vous vous rendez dans l’un de nos hôtels. Vous bénéficierez ainsi des avantages associés au programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE (ci-après les « Services »).

L’identification se fait directement à l’hôtel au moyen d’un QR Code qu’il vous sera demandé de scanner avec votre Application PASS FOR YOU ENTREPRISE.

La présente Politique des Données Personnelles engage LOUVRE HOTELS GROUP (ci-après « LOUVRE HOTELS GROUP », « nous », « nos », « notre »). Elle s’applique à tous les traitements de Données Personnelles que nous mettons en œuvre par l’intermédiaire de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE.

Dans le cadre de ces Services, nous sommes amenés à collecter et traiter certaines Données Personnelles vous concernant. Parce que le respect de votre vie privée est essentiel pour nous et justifie la confiance que vous nous accordez, nous avons mis en place la présente Politique (ci-après la « Politique des Données Personnelles ») qui, dans une démarche de transparence, a pour objectif de vous informer sur :

• Les modalités de collecte et de traitement de vos Données Personnelles par LOUVRE HOTELS GROUP
• Les engagements pris par LOUVRE HOTELS GROUP afin d'assurer la sécurité de vos Données Personnelles
• Les droits dont vous disposez sur les Données Personnelles traitées par LOUVRE HOTEL GROUP
• Les obligations de LOUVRE HOTELS GROUP mais également les vôtres, dans le but d’assurer une protection maximale à vos données

Votre vie privée est importante, et c’est pour cela que nous avons mis en œuvre les mesures nécessaires afin de la protéger et de minimiser les Données Personnelles vous concernant que nous collectons et traitons, dans le respect de la Règlementation Applicable.

A ce titre, nous mettons en œuvre les principes de protection de la vie privée dès la conception et par défaut, et respectons les principes du RGPD et de la loi informatique et libertés, notamment :

• La sécurité de vos Données Personnelles
• Le respect de la licéité du traitement de vos Données,
• Le traitement de vos Données pour un objectif spécifique et transparent,
• Le respect de durées de conservation appropriées à ces objectifs de traitement,
• Le respect de l’exactitude de vos Données, le respect de vos droits et la loyauté dans le traitement de vos Données,
• Le respect de garanties appropriées s’agissant des transferts de vos Données en dehors de l’Espace Economique Européen.

1. IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Nous traitons vos Données Personnelles en tant que responsable de traitement dans le cadre des Services proposés sur l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE : cela signifie que nous contrôlons la façon dont ces Données Personnelles sont traitées et que nous en décidons les finalités. Cela signifie également que nous donnons des instructions précises à nos sous-traitants, susceptibles de traiter vos Données Personnelles pour notre compte et pour opérer une partie des Services dont vous bénéficiez.

Nous, LOUVRE HOTELS GROUP, sommes une société par actions simplifiée au capital de 117.624.016€, RCS Nanterre 309 071 942, dont le siège social est situé Tour Voltaire, 1 place des degrés 92800 Puteaux La Défense – France. Vous pouvez nous adresser toute question, demande d’information ou réclamation en vous reportant à l’article 5.

2. QUELLES DONNEES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Nous collectons notamment directement auprès de vous des données d’identification : nom, prénom, numéro de carte de membre PASS FOR YOU ENTREPRISE, code PIN.

3. POUR QUELLES RAISONS COLLECTONS NOUS CES DONNEES ?

Nous collectons vos données pour la réalisation des finalités décrites ci-dessous :

• La gestion et l’administration de l’Application dont notamment la gestion des accès et de la sécurité de votre Carte

• La gestion de votre identification pour le traitement des opérations nécessaires au déploiement de nos Services :
  • La gestion de l’identification de votre Carte par QR code permettant à l’hôtel dans lequel vous effectuez un séjour et à LOUVRE HOTELS GROUP de traiter votre Réservation
  • La gestion du programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE dont le Client est membre et de votre Carte
  • La centralisation de la facturation de vos Réservations effectuée par LOUVRE HOTELS GROUP au Client
  • La consultation de l’historique de vos Réservations

4. SUR QUELS FONDEMENTS COLLECTONS /UTILISONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous sommes susceptibles de traiter vos Données Personnelles sur la base de plusieurs fondements :

4.1 L’exécution d’un contrat de Réservations ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à la demande du Client

La gestion des contrats de Réservations liés au programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE

La gestion du contrat commercial signé entre le Client et LOUVRE HOTELS GROUP

4.2 L’intérêt légitime de LOUVRE HOTELS GROUP

Assurer l’identification sécurisée des Utilisateur de Cartes virtuelles PASS FOR YOU ENTREPRISE pour la prise en charge par l’hôtel de la Réservation et la lutte contre les fraudes

4.3 Une obligation légale

Par exemple lorsque nous récupérons des informations qui vous concernent afin de répondre à vos demandes d’exercice de droits (voir article 5).

5. QUELS SONT VOS DROITS ?

1. 1. Droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et droit à la portabilité (conformément aux dispositions des articles 15 à 21 du RGPD).

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL »).

Lorsque le traitement de Données Personnelles que nous effectuons repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment auprès de nous.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment et sans frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées ou excessives (notamment en raison de leur caractère répétitif). Dans ce cas exceptionnel nous nous réservons le droit, conformément au RGPD, d’exiger le paiement de frais raisonnables (indexés sur les coûts administratifs de votre demande) ou de refuser votre demande.

LOUVRE HOTELS GROUP vous informe qu’elle est dotée d’un Délégué à la protection des données à caractère personnel que vous pouvez joindre soit par courriel : dpo@groupedulouvre.com, soit l’adresse suivante :

DPO LOUVRE HOTELS GROUP

Tour Voltaire - 1 place des degrés

92700 PUTEAUX

1. 1. 1. Droit d’accès

Droit de savoir si nous détenons des Données Personnelles vous concernant et d’en obtenir une copie, ainsi que, notamment, les informations suivantes : La finalité du traitement, les catégories de Données Personnelles traitées, les catégories de destinataires des données, la durée de conservation lorsque cela est possible (ou les critères utilisés pour déterminer cette durée), les droits dont vous bénéficiez.

1. 1. 2. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Droit d’obtenir la suppression de vos Données Personnelles dans les cas prévus par le RGPD (article 17), notamment : Lorsque les données que nous traitons ne nous sont plus nécessaires ; lorsque vous vous opposez à la prospection commerciale et demandez la suppression en plus de l’arrêt du traitement ; lorsque le traitement est illicite.

1. 1. 3. Droit d’opposition

Ce droit s’applique lorsque nous traitons vos données afin de poursuivre un de nos intérêts légitimes. En cas de demande d’opposition de votre part, nous analyserons les raisons tenant à votre situation particulière et rechercherons si nous avons un motif légitime et impérieux pour continuer à traiter vos données. Dans le cas contraire, nous cesserons le traitement concerné.

1. 1. 4. Retrait du consentement

Lorsque le traitement de vos Données Personnelles repose sur votre consentement, le retrait de votre consentement nous empêche de continuer à traiter les données en question. Droit à la rectification et droit à la limitation Vous pouvez demander la mise à jour ou la rectification de toute Donnée Personnelle que vous jugez inexacte ou obsolète.
Vous pouvez également demander que le traitement soit suspendu, à l’exception de la conservation des Données Personnelles lorsque:
- vous contestez l’exactitude des données (cette limitation dure le temps de notre vérification de cette éventuelle inexactitude) ;
- le traitement est illicite et vous préférez obtenir la limitation du traitement plutôt que l’effacement des données ;
- nous n’avons plus besoin des données mais vous considérez qu’elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
- vous avez formulé une demande d’opposition due à votre situation particulière et cette limitation est obtenue pendant le temps de vérification de la balance des intérêts entre nos intérêts légitimes et vos droits et libertés.

Lorsqu’un traitement a été limité, vos Données ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement ou pour l’exercice, la constatation et la défense des droits en Justice.

1. 1. 5. Droit à la portabilité

• Vous avez le droit de recevoir les données Personnelles que vous nous avez directement fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Vous avez également le droit de transmettre ces données ou de demander à ce que nous les transmettions à un autre responsable du traitement. Ce droit ne s’applique que pour les traitements fondés sur le consentement de la personne, ou sur l’exécution du contrat et qui sont effectués à l’aide d’un procédé automatisé.

1. 2. Sort des Données en cas de décès

Conformément aux dispositions de l’article 85 la Loi Informatique et Libertés, nous vous informons que, en tant que personne physique :

• Vous disposez du droit de définir auprès de nous des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès ;
• Vous pourrez à tout moment modifier ou révoquer auprès de nous lesdites directives ;
• Vous pourrez désigner une personne chargée de l’exécution de ces directives, qui aura qualité après votre décès, pour prendre connaissance desdites directives et pour demander leur mise en œuvre auprès de nous.

Vous êtes également informé(e) qu’à défaut de transmission à LOUVRE HOTELS GROUP de directives spécifiques sur le sort de vos Données Personnelles, vos héritiers pourront exercer après votre décès les droits relatifs à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données Personnelles dans la mesure nécessaire à l’organisation et au règlement de votre succession ainsi qu’à la prise en compte par LOUVRE HOTELS GROUP de votre décès.

6. COMMENT NOUS JOINDRE ? COMMENT PORTER UNE RECLAMATION ?

Vous pouvez faire une demande d’exercice d’un des droits mentionnés à l’article 4 de la manière suivante :

- en adressant un courriel expliquant l’objet de votre demande à l’adresse suivante : adv@louvre-hotels.com

- en adressant un courrier expliquant l’objet de votre demande à l’adresse suivante :

LOUVRE HOTELS GROUP

Service Administration des ventes

Tour Voltaire - 1 place des degrés

92700 PUTEAUX

Une fois votre identité prouvée, une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un (1) mois suivant la réception de la demande, pouvant être prolongé de deux (2) mois compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Pour toute demande de renseignement sur le traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter au dpo@groupedulouvre.com. Pour toute information relative à la protection des Données Personnelles, vous pouvez également consulter le site de la CNIL.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS VOS DONNEES ?

Les Données Personnelles collectées sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités telles que décrites à l’article «3. POURQUOI COLLECTONS/UTILISONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ? », augmentée de la durée des prescriptions légales.

Les principales durées de conservation sont :

• Concernant les Données nécessaire à la gestion et l’administration de l’Application et la Gestion de votre identification pour le traitement des opérations nécessaires au déploiement de nos service

Les Données sont conservées par LOUVRE HOTELS GROUP tant que le contrat commercial de souscription au Programme PASS FOR YOU ENTREPRISE du Client est en vigueur et pour autant que votre Carte est active et n’a pas fait l’objet d’une suppression à la demande du Client.

• Concernant les données relatives à vos demandes d’exercice de droit

En cas d'exercice du droit d'accès, d’effacement, de portabilité, de limitation ou de rectification : un (1) an

En cas d'exercice du droit d'opposition : six (6) ans

Sauf directive particulière adressée par vous (sous réserve que cette directive particulière soit raisonnable et réalisable par nous), nous supprimerons toutes vos Données Personnelles, en cas de décès, à l’issue de la durée de conservation applicable et des prescriptions applicables, ou sur demande d’un ayant droit et sur justificatifs de sa qualité d’ayant droit et de votre décès et conformément à l’article 5.

8. A QUI SOMMES NOUS SUSCEPTIBLES D’ENVOYER VOS DONNEES (LES DESTINATAIRES) ?

Les Données Personnelles que nous collectons pourront être transmises, afin d’assurer les finalités listées à l’article 3, aux personnes suivantes :

• Personnels habilités de LOUVRE HOTELS GROUP
• Aux personnels habilités des filiales de LOUVRE HOTELS GROUP
• A des prestataires techniques assurant des prestations participant à la réalisation des finalités telles que décrites à l’article « 3. POURQUOI COLLECTONS/UTILISONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?», qui sont nos sous-traitants et dont nous sommes légalement responsables

Vous acceptez que nous puissions également être obligés de divulguer toute information vous concernant afin de nous conformer à la Règlementation Applicable, ou pour répondre à toute demande judiciaire ou administrative.

9. QUELLES MESURES DE SECURITE APPLIQUONS NOUS A VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et d'organisation appropriées afin de protéger vos Données Personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé à ces données.

Cependant, nous ne maîtrisons pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attirons votre attention sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son fonctionnement.

Nous contrôlons également la façon dont nos prestataires traitent vos Données personnelles, de manière à ce que ces derniers présentent les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures appropriées de sécurité des données.

Dans le cas où vous identifieriez une faille de sécurité affectant l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE, vous vous engagez à nous communiquer les informations pertinentes sur cette faille, de manière confidentielle.

10. COMMENT TRANSFERONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UE ?

Dans le cadre de l’exécution de nos Services, nous pouvons être amenés à transférer vos Données Personnelles à des destinataires ou sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne.

En tout état de cause, tout transfert de Données Personnelles hors de l’Union Européenne respecte les exigences de la Règlementation Applicable, et notamment grâce à la mise en place par LOUVRE HOTELS GROUP de garanties appropriées telles que la signature de Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne (disponibles ici : https://www.cnil.fr/fr/les-clauses-contractuelles-types-de-la-commision-europeenne) avec le destinataire des données ou par l’utilisation de règles d’entreprises contraignantes.

11. EXACTITUDE DES DONNEES

Vous vous déclarez, en tant qu’Utilisateur de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE, informé(e) de l’importance de l’exactitude des Données Personnelles vous concernant et que vous renseignez au travers de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE et/ou dans le cadre de vos échanges avec nous.

Aussi vous engagez vous à ne renseigner que des Données Personnelles exactes lors de vos échanges, de la contractualisation avec nous, des demandes de Service et pendant toute la durée de l’utilisation de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE et à les mettre à jour immédiatement si une ou plusieurs de ces Données Personnelles venaient à changer au cours de ladite durée d’utilisation de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE ou du Contrat liant votre société ou votre employeur avec nous.

A ce titre vous pouvez notamment faire une demande d'accès et de rectification, ainsi que d’opposition ou d’effacement telle que prévue (entre autres) à l'article 5 « QUELS SONT VOS DROITS ? » de la présente Politique des Données Personnelles.

12. MODIFICATIONS

La présente Politique des Données Personnelles est susceptible de faire l’objet de mises à jour qui seront diffusées en ligne. La Politique des Données Personnelles précédente sera alors remplacée de plein droit par la nouvelle version qui vous sera rendue immédiatement opposable. L'utilisation de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE est soumise à la Politique de confidentialité en vigueur au moment de l'utilisation.

Afin de rester informé de ces éventuelles modifications et mises à jour, il vous est recommandé de consulter régulièrement la Politique de confidentialité. Une information sur les mises à jour pourra être réalisée par LOUVRE HOTELS GROUP, sans que cela ne soit une obligation, par affichage d’un message sur l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE.

13. RESPONSABILITE

Vous vous engagez à prendre connaissance des Conditions Générales d’Utilisation de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE (ci-après les « CGU ») et des autres documents contractuels conclus avec LOUVRE HOTELS GROUP dans le cadre de l’utilisation de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE et des Services, lesquels forment avec la présente Politique des Données Personnelles, le contrat signé entre LOUVRE HOTELS GROUP et votre société pour la souscription au programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE, l’ensemble contractuel qui vous est opposable.

Vous vous engagez à respecter strictement les termes de la présente Politique des Données Personnelles et des CGU de l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE à l’occasion de l’utilisation de cette dernière. LOUVRE HOTELS GROUP ne pourra être tenu responsable dans l'hypothèse : (i) de l’utilisation de vos données notamment d’identification par un tiers que ce soit par négligence ou de votre fait ; (ii) du fait que les Données Personnelles seraient erronées ou qu'elles ne seraient pas mises à jour par vous; (iii) du non-respect de vos obligations au regard de la Règlementation Applicable, de la présente Politique des Données Personnelles ou des CGU et/ou des autres documents contractuels qui vous sont applicables. Toute sanction pécuniaire qui pourrait être prononcée à l’encontre de LOUVRE HOTELS GROUP sera à votre charge, notamment par toute décision émanant d’une juridiction française, administrative ou judiciaire, ou prononcée par une autorité administrative indépendante telle que la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), suite à un manquement de votre part à vos obligations au titre de la présente Politique des Données Personnelles.

14. GENERALITES

Dans l'hypothèse où l'une des clauses de la présente Politique des Données Personnelles serait nulle notamment du fait d'un changement de législation, de la Réglementation Applicable ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité et le respect des autres clauses de la Politique des Données Personnelles.

La présente Politique des Données Personnelles et les documents auxquels elle fait référence sont régis par le droit français.

15. DEFINITIONS

Pour la bonne compréhension de ce document, les termes définis ci-dessous commençant par des majuscules et utilisés au singulier comme au pluriel, auront la signification suivante :

« Client » : il s’agit d’une personne morale ayant signé un contrat de souscription au programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE avec LOUVRE HOTELS GROUP dans le but de faire bénéficier à ses collaborateurs d’avantages commerciaux lorsqu’ils séjournent au sein des établissements hôteliers du réseau de LOUVRE HOTELS GROUP.

« Compte Client » : il s’agit d’un espace mis à disposition du Client pour la gestion de son contrat avec LOUVRE HOTELS GROUP et notamment la gestion de l’émission ou de la suppression des Cartes.

« Carte de Membre » ou « Carte » : Il s’agit de la carte strictement personnelle, individuelle, non cessible, non transférable à un tiers permettant d’identifier l’Utilisateur comme collaborateur du Client membre du programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE et de lui faire bénéficier des Services associés. La Carte de Membre est virtuelle et dématérialisée. Elle est rattachée au Compte Client d’un Client.

« Compte utilisateur » ou « Compte » :

Il s’agit de l’espace mis à disposition d’un Utilisateur sur l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE dans les conditions prévues dans les CGU et auquel il accède via son identifiant et son numéro de Carte de Membre.

« Donnée Sensible » : Donnée Personnelle qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

« Données Personnelles ou Données » : Il s’agit de « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique psychique, économique, culturelle ou sociale » selon la définition donnée à l’article 4 du Règlement Européen sur la protection des données à caractère personnel. Par exemple les données permettant votre identification telles que la civilité, le nom, le prénom et l’adresse email sont des Données Personnelles.

« Réglementation Applicable » : il s’agit de l'ensemble des réglementations et normes existantes ou à venir applicables aux Utilisateurs et à l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE et notamment : la législation et la réglementation applicables aux plateformes Internet et concernant la protection des Données à Caractère Personnel, y compris la Loi Informatique et Libertés (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés) et le Règlement Européen sur la protection des données à caractère personnel et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

« Réservation » : il s’agit du contrat de vente d’un séjour incluant un hébergement au sein d’un établissement du réseau de LOUVRE HOTELS GROUP effectué dans le cadre du programme de fidélité PASS FOR YOU ENTREPRISE.

« Terminal » : Il s’agit des différents moyens techniques permettant aux Utilisateurs d’accéder à l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE. Les Terminaux pourront notamment être les Smartphones, tablettes Apple ou Android.

« Utilisateur » : Il s’agit de toute personne physique autorisée à accéder à l’Application PASS FOR YOU ENTREPRISE conformément aux CGU.